Parce qu’une annonce mal préparée peut être mal comprise par un collaborateur et créer encore plus de difficultés, mieux vaut faire attention aux mots employés ! Conseils pour savoir annoncer.
« Il faut que je te parle… » Dans la vie comme au bureau, qui a envie d’entendre ces quelques mots qui, la plupart du temps, n’augurent rien de bon ? En général, un manageur n’a pas non plus envie de les prononcer. Pourtant, il est parfois nécessaire de recadrer certaines choses, sans attendre.
Luttez contre la procrastination !
En effet, il est tentant (et humain, n’est-ce pas…) de repousser à demain ce que nous pourrions dire le jour même. Or, en attendant, l’autre risque d’imaginer le pire (non, il n’est pas viré), voire le meilleur (non, il ne sera pas forcément promu ou augmenté comme espéré…). Parler vite et « crever l’abcès » sans attendre reste le premier commandement d’une communication efficace en entreprise !
Oui, il faut donc que vous lui parliez vite et bien. Et surtout que vous prépariez votre propos. Gare aux malentendus !
Les mots ont un sens. Mais au-delà des termes employés, le lieu, la forme et le ton ont aussi des conséquences. Concrètement, le manageur devra donc, sans attendre, préparer le terrain pour savoir ce qu’il veut dire, où, quand et comment. Le jour J, la tâche sera toujours plus aisée si le discours s’appuie sur des éléments factuels. Il ne faut pas oublier que l’on critique avant tout le travail de quelqu’un et non la personne. Enfin, pour qu’une nouvelle désagréable « passe » plus facilement, il faut aussi, en quelques mots, ouvrir quelques perspectives.
La technique du « DESC »pour savoir annoncer
« L’émetteur » doit savoir se mettre à la place du « récepteur » d’une information. Pour le recadrer de façon productive, il pourra s’appuyer sur la technique du « DESC » en quatre étapes : Description, Émotion, Solutions et Conséquences.
En pratique:
- commencez par décrire de la façon la plus neutre possible les éléments qui n’ont pas donné satisfaction.
- Ensuite, expliquez à votre collaborateur l’émotion que vous ressentez face à cette situation, ce qui confère tout de suite une certaine sincérité au propos.
- Pour que le constat ne soit pas stérile, suggérez tout de suite une solution ou expliquez ce que le collaborateur peut modifier pour que le problème et le ressentiment associé ne se reproduisent plus.
- Enfin, il est important de clore la discussion en décrivant immédiatement toutes les conséquences positives que les deux parties peuvent attendre de ce « recadrage ». Pour être entendu, misez sur trois mots : sincérité, transparence et bienveillance…
